Khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4, các tổ chức, cá nhân vẫn phải thực hiện việc nộp bản sao chứng thực hoặc xuất trình bản chính để xác minh lại hồ sơ. Điều này không chỉ gây bất tiện, làm phát sinh chi phí cho người dân mà còn gia tăng áp lực cho các cơ quan thực hiện công tác chứng thực.
Trong khi đó, theo quy định tại khoản 3, Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử:“Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”. Việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.
Tổ chức, cá nhân có nhu cầu chứng thực bản sao điện tử, chỉ cần đến Bộ phận Tiếp nhận và hoàn trả kết quả cấp xã và Phòng Tư pháp thị xã cung cấp bản chính hợp lệ; công chức làm công tác Tư pháp - Hộ tịch kiểm tra và quét bản chính lên Cổng DVCQG để xử lý. Lãnh đạo thực hiện ký số và chuyển qua bộ phận đóng dấu theo thẩm quyền. Kết quả được trả qua tài khoản cá nhân, tổ chức tại Cổng DVCQG (kho quản lý dữ liệu điện tử) hoặc email trong trường hợp chưa có tài khoản. Các thao tác đều được thực hiện trên môi trường mạng.
Với cách làm này, tổ chức, cá nhân có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các TTHC đã được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực hoặc xuất trình bản chính để xác minh lại hồ sơ như hiện nay. Bên cạnh đó, bản sao chứng thực điện tử còn có ưu điểm là có thể sử dụng lại nhiều lần. Một bản sao chứng thực điện tử hoàn toàn có thể được công dân, doanh nghiệp sử dụng cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau (thay vì mỗi bộ hồ sơ phải có một văn bản chứng thực riêng), do vậy tiết kiệm được rất nhiều về công sức, thời gian và chi phí.
Hơn nữa, Dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính còn cung cấp tiện ích đặt lịch hẹn với người dân, doanh nghiệp đến thực hiện chứng thực, điều này giúp giảm thời gian chờ đợi khi thực hiện thủ tục.
Về phía cán bộ, công chức khi tiếp nhận bản sao điện tử đã chứng thực cũng có nhiều thuận lợi hơn do bản sao được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có thể dễ dàng kiểm tra, giải quyết cho thủ tục tiếp theo.
Việc thực hiện chứng thực bản sao điện tử mang lại nhiều tiện ích, thuận lợi cho cả phía người dân, doanh nghiệp và cơ quan hành chính nhà nước. Với những ưu thế trên, trong thời gian tới, thị xã sẽ tiếp tục đẩy mạnh triển khai chứng thực bản sao điện tử từ bản chính đồng bộ trên địa bàn thị xã. Hiện nay, UBND các xã, phường đang rà soát, bảo đảm trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ công tác chứng thực bản sao điện tử như: hạ tầng mạng, chứng thư số, máy scan…, nhằm góp phần góp phần đẩy mạnh thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3,4 trên địa bàn thị xã, các cơ quan, đơn vị, địa phương đang chủ động tuyên truyền, hướng dẫn để người dân tiếp cận, sử dụng, hưởng lợi từ những tiện ích mà dịch vụ này đem lại.